Wartawarganews – Asiknya Belajar Menggunakan Microsoft Teams – Dengan banyaknya perusahaan atau instansi yang bekerja dari jarak jauh karena COVID-19, mereka terpaksa menggunakan alat komunikasi virtual seperti Microsoft Teams untuk bekerja sama secara efektif.
Tapi bagaimana cara Anda menggunakan Microsoft Teams?
Meskipun Microsoft Teams adalah alat yang efektif, itu bisa membingungkan!
Untuk membantu Anda memulai dengan cepat, artikel ini menyediakan petunjuk langkah demi langkah tentang cara menggunakan Microsoft Teams untuk keperluan konferensi video dan komunikasi Anda. Kami menyoroti fitur dan harga utama alat ini sehingga Anda dapat menentukan apakah alat tersebut paling sesuai dengan tim Anda.
Kami juga akan membahas tiga tips untuk membantu Anda mendapatkan lebih banyak lagi kemampuan Microsoft Teams!
Apa itu Microsoft Teams ?
Microsoft Teams adalah alat komunikasi dan kolaborasi tim online yang merupakan bagian dari rangkaian Microsoft Office 365. Meskipun sebagian besar digunakan untuk konferensi video tim jarak jauh, itu bukan satu-satunya hal yang dapat dilakukan.
Teams dapat membantu Anda:
- Buat saluran khusus untuk tugas atau tim tertentu.
- Rekam konferensi audio dan video.
- Bagikan layar Anda dengan mudah dengan anggota tim untuk penjelasan mendetail.
- Pencarian arsip terdahulu
Cara menggunakan Microsoft Teams (panduan langkah demi langkah)
Menggunakan alat komunikasi jarak jauh seperti Microsoft Teams sangat penting untuk memastikan tim Anda tetap terhubung meskipun mereka berada ribuan mil jauhnya.
Namun, jika Anda tidak terbiasa dengan alat ini, ini bisa menjadi tantangan.
Jika itu yang terjadi pada Anda, jangan khawatir!
Cukup ikuti panduan langkah demi langkah sederhana ini untuk menggunakan Teams dengan benar.
Kami akan membahas langkah-langkah yang perlu Anda ambil di platform desktop dan seluler:
A. Memulai dengan Microsoft Teams
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai dengan Microsoft Teams:
1. Buat akun
A) Untuk Desktop
Langkah 1: Buka situs web Microsoft Teams dan klik ikon profil di sudut kanan atas layar.
Langkah 2: Pada halaman Masuk yang muncul, klik Buat Satu! Tautan untuk menyiapkan akun baru.
Langkah 3: Masukkan alamat email Anda (sebaiknya alamat email bisnis) di jendela “Buat akun” dan klik tombol “Berikutnya”.
Langkah 4: Ikuti petunjuk di layar untuk membuat kata sandi dan masukkan detail Anda di halaman berikut.
Setelah Anda memasukkan semua detail dan memverifikasi alamat email Anda, kunjungi halaman beranda Microsoft Teams untuk mulai menggunakan aplikasi web Teams.
B) Untuk Ponsel
Untuk membuat akun Microsoft di ponsel Anda, unduh aplikasi dan ikuti petunjuk di atas.
2. Unduh aplikasi Microsoft Teams
A) Untuk Desktop
Langkah 1: Untuk mengunduh aplikasi desktop Microsoft Teams, kembali ke situs web Microsoft Teams dan klik “Unduh Teams” di bagian atas layar Anda.
Langkah 2: Klik tombol “Unduh untuk Desktop” untuk melompat ke tautan unduhan untuk Mac OS atau Windows tergantung pada sistem Anda.
Langkah 3: Buka file yang diunduh dan ikuti instruksi untuk menginstal Microsoft Teams.
B) Untuk Ponsel
Langkah 1: Unduh aplikasi Microsoft Teams dari iOS App Store atau Google Play Store untuk Android.
Langkah 2: Setelah terinstal, buka aplikasi dan masuk ke akun Microsoft Anda untuk menggunakan Microsoft Teams.
B. Cara membuat tim dan saluran
Di Microsoft Teams, tim adalah sekelompok orang yang bekerja bersama dan biasanya terdiri dari seluruh organisasi.
Sementara itu, saluran adalah percakapan terpisah, yang masing-masing dapat dikhususkan untuk departemen, proyek, atau bahkan tugas.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat tim dan saluran di Microsoft Teams:
1. Buat tim
A) Untuk desktop
Langkah 1: Buka aplikasi Microsoft Teams dan klik opsi “Bergabung atau Buat Tim” di bagian bawah bilah sisi Teams di sebelah kiri.
Langkah 2: Pada layar baru yang muncul, klik tombol “Buat Tim”.
Langkah 3: Pada layar berikut Anda dapat memilih:
- Buat tim dari awal
- Buat dari grup atau tim Office 365 yang sudah ada
Jika tim Anda menggunakan Office 365 sebelum mendaftar ke Teams, Anda mungkin sudah memiliki grup yang dapat ditambahkan menggunakan opsi “Buat Dari …”.
Jika tidak, lanjutkan dengan “Membangun tim dari awal”.
Langkah 4: Selanjutnya, tentukan siapa yang menjadi bagian dari tim.
Tentukan pilihan Anda berdasarkan bagaimana Anda ingin mengatur platform Anda:
- Pribadi: Jika tim hanya terdiri dari beberapa anggota tertentu, pilih Pribadi.
- Publik: Terbaik untuk tim dengan anggota yang berubah.
- Org-Wide: Jika Anda menghosting seluruh organisasi Anda sebagai “tim” di platform dan ingin menggunakan saluran untuk membagi departemen, Org-wide adalah pilihan yang ideal.
Langkah 5: Setelah memilih jenis tim yang ingin Anda buat, Anda harus memberinya nama.
Pilih nama tim yang sesuai seperti “Pemasaran” atau “Media Sosial” dan kemudian klik tombol “Buat” di sudut kanan bawah.
Langkah 6: Tim baru Anda sekarang akan ditampilkan di bilah sisi kiri aplikasi Teams Anda (“Pemasaran” pada gambar di bawah).
Untuk menambahkan anggota ke tim, klik tiga titik di sebelah nama tim dan pilih “Tambahkan anggota”.
Langkah 7: Masukkan nama anggota yang ingin Anda tambahkan.
Jika ini adalah masalah “tamu”, mis. Misalnya, jika Anda memiliki pengguna eksternal di luar organisasi, Anda dapat memberi mereka akses tamu menggunakan alamat email mereka.
B) Untuk Ponsel
Langkah 1: Buka aplikasi Microsoft Teams.
Langkah 2: Ketuk ikon Teams di bagian bawah layar, lalu ketuk dua orang dan ikon tanda plus di sudut kanan atas. Anda harus mencapai halaman Kelola Tim.
Langkah 3: Untuk membuat tim baru Anda, beri nama, tambahkan deskripsi, dan atur pengaturan privasi.
Setelah membuat tim, ketuk ikon “Opsi Lainnya” dengan tiga titik dan pilih “Tambah Anggota”. Masukkan nama anggota tim Anda untuk menambahkannya.
Catatan: Untuk menambahkan grup orang / beberapa orang secara bersamaan, Anda perlu menggunakan desktop atau aplikasi web.
2. Buat saluran
A) Untuk desktop
Sekarang setelah Anda menyiapkan tim, saatnya menambahkan saluran.
Secara default, Microsoft Teams membuat saluran umum untuk semua anggota tim.
Untuk membuat saluran tambahan, lakukan hal berikut:
Langkah 1: Klik pada tiga titik di sebelah tim tempat Anda ingin membuat saluran baru dan klik opsi “Tambah Saluran”.
Langkah 2: Di jendela pop-up yang muncul, Anda dapat:
Pilih nama saluran.
Tambahkan deskripsi saluran.
Ubah pengaturan privasi untuk mengizinkan akses ke anggota tim mana pun atau hanya beberapa orang terpilih.
Setelah selesai dengan pengaturan ini, klik tombol Tambah untuk membuat saluran.
B) untuk ponsel
Langkah 1: Klik ikon Teams di bagian bawah aplikasi seluler.
Langkah 2: Ketuk tiga titik (ikon “Opsi Lainnya”) untuk tim yang ingin Anda tambahkan ke saluran. Kemudian klik “Kelola Opsi”.
Langkah 3: Klik “Tambah +” untuk mulai membuat saluran baru. Tambahkan nama untuk saluran dan deskripsi jika Anda mau.
Langkah 4: Untuk membuat saluran standar, cukup ketuk “Selesai”. Untuk membuat saluran pribadi, ketuk Privasi, pilih Pribadi, lalu kembali dan ketuk Selesai.
Langkah 5: Jika Anda telah memutuskan untuk membuat saluran pribadi, layar “Tambah Anggota” akan terbuka secara otomatis. Anda dapat menambahkan anggota sendiri pada tahap ini, atau Anda dapat melewati langkah ini dan menambahkan anggota nanti.
C. Cara mengatur konferensi video di Microsoft Teams
Konferensi video sangat mudah dengan Microsoft Teams.
Begitulah cara melakukannya:
A) Untuk desktop
Langkah 1: Buka aplikasi Microsoft Teams dan buka tim / saluran yang ingin Anda ajak konferensi video.
Klik ikon kamera kecil di bawah kotak tulis.
Langkah 2: Jika mau, Anda dapat menambahkan subjek ke panggilan video. Kemudian klik tombol Bertemu Sekarang untuk memulai.
Langkah 3: Di layar panggilan video yang muncul, Anda dapat menggunakan bilah alat untuk menghidupkan dan mematikan kamera dan mikrofon, serta berbagi layar dengan semua orang.
B) untuk ponsel
Langkah 1: Buka aplikasi seluler Microsoft Teams dan buka obrolan yang Anda inginkan untuk memulai panggilan video.
Langkah 2: Di obrolan yang dipilih, ketuk Panggilan Video untuk memulai panggilan video. Peserta dapat menjawab baik dari desktop atau ponsel mereka.
Sekarang setelah Anda mengetahui cara mengatur panggilan video, mudah untuk mengadakan rapat dan diskusi online dengan anggota tim Anda!
D. Bagaimana Menjadwalkan Rapat
Untuk rapat penting yang mengharuskan semua orang hadir, sebaiknya rencanakan terlebih dahulu. Ini memungkinkan peserta untuk menghapus jadwal rapat mereka dan menyinkronkannya dengan kalender mereka.
Untuk menjadwalkan rapat di Microsoft Teams:
A) Untuk desktop
Langkah 1: Pilih “Jadwalkan pertemuan” (simbol kalender) di bawah kolom tulis.
Langkah 2: Buka “Kalender” di panel kiri dan klik “Rapat Baru” di sudut kanan atas.
Langkah 3: Setelah Anda memilih periode di kalender, formulir akan terbuka untuk membantu Anda.
Langkah 4: Tambahkan judul rapat, undang peserta, dan tambahkan detail lainnya. Asisten penjadwalan dapat membantu Anda memeriksa ketersediaan semua orang.
Langkah 5: Klik “Simpan” untuk menyelesaikan proses. Undangan secara otomatis dikirim ke kotak masuk Outlook setiap peserta!
B) untuk ponsel
Langkah 1: Di bagian bawah aplikasi, ketuk kalender dan buka “Jadwalkan rapat” di sudut kanan atas.
Langkah 2: Ketuk “Tambahkan Peserta” untuk mengundang semua orang yang Anda inginkan.
Langkah 3: Tetapkan waktu mulai dan berakhir untuk rapat. Tulis juga deskripsinya.
Langkah 4: Ketuk “Selesai” untuk menyelesaikan perencanaan rapat tim Anda!
